Wer braucht Projektportfoliomanagement?

Am letzten Wochenende wurde unsere Terrasse für den Sommer geöffnet. Die Vorbereitungen waren ziemlich anspruchsvoll: Treibhaus abbauen; sämtliche Pflanzen umtopfen; neue anschaffen; Ungeziefer vernichten; usw. Das benötigte mehrere Besuche bei den Gartenzentern, um Pflanzen, viel viel Erde, Töpfe und Gift (abbaubare Varianten) zu kaufen - und vor allem, nach Hause schleppen. Aber jetzt sieht es gut aus und kann genossen werden. Bräunen ist wieder angesagt.

Eine solche Arbeit lässt auch Zeit zum Überlegen. Beim Umtopfen der Kakteen, zum Beispiel, machten wir die Erfahrung, dass es auch mit Schutz möglich ist, Stacheln in die Haut zu kriegen. Wie das tägliche Leben: wir machen alles um sicher zu sein, aber da kommt etwas, das einfach einen Strich durch sämtliche Rechnungen macht. Haben wir doch alle schon mal erlebt!

Eigentlich wird mir dadurch immer wieder bewusst, was für arrogante Menschen wir sind: wir haben das Gefühl, dass wir alles im Griff haben können, trotz jedem Beweis, dass es nicht so ist; und das seit es Menschen gibt!

Die Politik lebt davon: wir brauchen nur ein paar Gesetze mehr, einige Regeln und dann wird alles planmässig laufen: "ehrlich, Ich verspreche es Ihnen!" Jedes mal wenn ich daran denke, dass es keinen Grund dafür gibt, dass ich existiere, aber nichts desto trotz gibt es mich, wird mir gleichzeitig bewusst, dass vieles richtig gelaufen ist, um mir eine Existenz zu erlauben. Nur als kleines Beispiel: das Universum musste kreiert sein, sonst wäre es nicht gegangen! Das wir Menschen dennoch denken, wir können alles regeln, ist wirklich lächerlich. Höchstens kann ich mich selbst steuern, aber ganz sicher nicht alles andere. Sehen sie das auch so?

Diese Frage wird mir öfters gestellt. Meistens mit dem Gedanken, dass es zu teuer ist und sicher nicht für ein kleineres Unternehmen wichtig. Dennoch möchte ich ein paar Worte verlieren, wo und für wen das Projektportfoliomanagement nützlich ist - vielleicht sogar lebenswichtig.

Wie schon mehrmals in diesem Newsletter beschrieben, beschäftigt sich Projektportfoliomanagement mit dem Steuern der Investitionen in das Unternehmen. Die Gruppe von Benutzern, die in der Regel das Thema als erstes aufgreifen, sind die Informatiker. Der Grund dafür ist nicht schwer zu finden: die IT-Gruppe muss immer mehr bewältigen mit immer weniger Ressourcen. Das führt automatisch zu einer Priorisierung der Möglichkeiten. Dazu kommt, dass diese Gruppe sich auch gewöhnt ist, sich mit Prozessen auseinander zu setzen, da ihre Aufgabe normalerweise darin besteht, die Geschäftsprozesse mit ihren Anwendungen zu unterstützen, zu ersetzen oder zu verbessern. Was hier meistens fehlt, sind die Prioritäten der Unternehmensstrategie. Die IT-Gruppe ist nicht die einzige im Unternehmen, und sie setzt normalerweise nicht die strategischen Prioritäten fest. Deshalb ist der Einsatz von Projektportfoliomanagement in diesem Fall von Vorteil für die Abteilung, aber nicht unbedingt für das Unternehmen als Ganzes.

Wenn Projektportfoliomanagement aber mal bei einer Abteilung eingeführt wird, dehnt sich das relativ rasch weiter aus. Die Vorteile für die Budgetverantwortlichen sind schnell erkennbar. In vielen Fällen führt es aber trotzdem zu Doppelspurigkeiten, da jede Abteilung sich als Sonderfall betrachtet und deswegen eine eigene Variante einführen muss. Somit werden die Synergien nicht optimal ausgenutzt. Trotzdem, führt Portfoliomanagement zu Verbesserungen in den Abläufen, Prozessen und Ressourcennutzung. Da braucht es nicht ein grosses Hirn, um die Möglichkeiten der Vereinigung zu sehen.

Ist Projektportfoliomanagement aber wirklich nur für Grossunternehmen mit eigenen IT-Abteilungen? Auf keinen Fall. Es ist eine wertvolle Methodik, die überall einsetzbar und nutzvoll ist, wo grössere Investitionen getätigt werden. Es ist eine Frage des Kosten-Nutzen-Verhältnisses: was kostet es das Unternehmen, diese Methodik einzuführen und welchen Nutzen bringt es innerhalb brauchbarer Frist? In jedem Unternehmen sollten Businesscases erarbeitet werden für Projekte, welche die 100'000-CHF-Grenze überschreiten. Eine abgespeckte Version sollte auch für kleinere Projekte gemacht werden. Ein falscher Entscheid kann also bei 100'000 CHF zu einem gleichwertigen Verlust führen - oder noch mehr, wo das Projekt Folgekosten verursacht. Da muss es sich lohnen, einen Business-Case für ca. 20 Mann-Tage zu machen, welcher dem Entscheid zur Umsetzung eine gewisse Sicherheit bringt, oder etwa nicht? Wenn es mehrere solcher Projekte gibt, dann sollten diese auch gegeneinander bewertet werden. Dann lohnt es sich, über Projektportfoliomanagement zu denken.

Es ist auch der Fall, dass ein solches Führungsinstrument nicht unmögliche Kosten und Aufwand benötigen sollte. Die Hauptkosten liegen in der Zeit, die es braucht, um eine Änderung beim Managementdenken herbei zu führen. Das kann - muss aber nicht - eine lange Aufgabe sein. Ein geschickter Berater baut auf Bestehendem auf, sodass aus Betroffenen Beteiligte werden. Damit halten sich die Kosten der Einführung dieses Prozesses wirklich in Grenzen des Bezahlbaren - auch für kleinere Unternehmen.

Zusammengefasst: Projektportfoliomanagement ist ein Werkzeug welches viele Fehlentscheide bei Projektinvestitionen vorbeugen kann und dabei nicht mal ein grosses vermögen kosten würde. Deshalb ist es Denkbar und Empfehlenswert für sämtliche Unternehmen welche regelmässig Investitionen von über 100'000 franken pro Jahr tätigen.

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